Fundação Alfredo da Matta inicia atendimento com prontuário eletrônico

A Fundação Alfredo da Matta (Fuam) dá mais um importante passo para entrar de vez na era da governança digital. Foram atendidos nesta quinta-feira (22/04) os primeiros pacientes por meio do prontuário eletrônico, um marco para a instituição, que vai deixando o papel para trás e inicia uma nova fase, com a implantação da ferramenta Hygia Web e a digitalização de prontuários dos pacientes da instituição.

“Depois de muito trabalho, conseguimos dar este passo significativo, saindo finalmente da era do papel e partindo para a era digital, transformando e modernizando a vida institucional, após 65 anos de existência”, explica o diretor-presidente da Fuam, Ronaldo Amazonas.

A implantação oficial do prontuário eletrônico na Fuam será na segunda-feira (26/04), mas já nesta quinta-feira foram atendidos os primeiros pacientes utilizando a ferramenta, numa espécie de projeto-piloto. O objetivo é testar na prática o funcionamento da ferramenta, o acesso aos prontuários em formato digital, assim como a emissão de receituários, agendamento de novas consultas, dentre outras funcionalidades.

Todo o atendimento do paciente agora se dará via sistema, desde o seu cadastro até a emissão da receita médica. A produtividade diária será acompanhada mais facilmente com a geração em tempo real dos relatórios pelo sistema, aprimorando também a administração financeira na Fuam.

Digitalização de prontuários – A digitalização dos prontuários – documentos contendo todo o histórico de atendimento dos pacientes – já existentes na Fuam foi outro importante projeto desenvolvido na instituição e executado em paralelo à implantação do prontuário eletrônico.

“A implantação do prontuário eletrônico e a digitalização dos prontuários de papel são atividades diferentes, mas que estão totalmente relacionadas, pois se complementam”, explica o gerente de Sistemas e Tecnologia da Informação da Fuam, Ubiratan Cruz.

Com a implantação do prontuário eletrônico nos atendimentos ambulatoriais, um paciente que vier pela primeira vez terá um prontuário aberto no novo sistema. Para os demais que possuem prontuários em papel, a solução foi digitalizar os documentos existentes, o que foi possível com o projeto de digitalização dos prontuários.

Iniciada no mês de março, a digitalização vem avançando, e atualmente, dos 250 mil prontuários programados para serem digitalizados até o mês de novembro, 40 mil já estão prontos para serem acessados via sistema.

Início – O sistema de prontuário eletrônico na Fuam faz parte do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (TI) da instituição e foi iniciado em outubro de 2019, quando o sistema Hygia Web foi escolhido para o atendimento ambulatorial e laboratorial. 

O trabalho iniciou pelas recepções, que foram equipadas com computadores para o cadastro de novos pacientes, substituindo o antigo cartão de consulta – o chamado cartão de aprazamento do paciente – pelo cadastro eletrônico.

Em paralelo à implantação do sistema Hygia, foi iniciado o projeto de digitalização dos prontuários físicos. Com um extenso acervo de cerca de 400 mil prontuários em papel, a Fuam iniciou o projeto de digitalização destes documentos.

Arquivar com segurança a história de todos os pacientes também era uma antiga demanda, já que prontuários físicos estão sujeitos a perda ou danos causados por sinistros ou pela própria ação do tempo.

Os documentos em papel também ocupam muito espaço físico – na Fuam há uma sala apenas para guarda destes papéis – e ainda demandam a presença de servidores para retirada e arquivamento diário de prontuários para o atendimento, profissionais que poderiam estar desempenhando outras funções.

Recursos – Todo o projeto está se tornando realidade graças a recursos obtidos via emendas parlamentares. Em 2020, projeto apresentado ao senador Plínio Valério foi aprovado e contemplado por emenda parlamentar de autoria do senador, destinando à Fuam R$ 925 mil. O projeto viabilizou a digitalização dos prontuários, integrando ao sistema dados de todos os pacientes já atendidos, garantindo o perfeito funcionamento do prontuário eletrônico, com agilidade nas consultas e segurança de dados e informações.

Outras demandas passadas ao deputado estadual Serafim Corrêa foram aprovadas, garantindo inicialmente R$ 302 mil para a aquisição de computadores – alocados nas recepções e em cada consultório médico –, além de R$ 100 mil para a aquisição de softwares para as máquinas adquiridas.

Novas perspectivas – Com a implantação do prontuário eletrônico encerra-se na instituição um ciclo em que os prontuários ainda eram preenchidos manualmente, arquivados e diariamente, retirados para o atendimento e devolvidos posteriormente ao arquivo.

A digitalização do atendimento vai otimizar o trabalho dos profissionais, dar agilidade aos atendimentos e garantir aos pacientes segurança em suas informações.

Segundo o diretor-presidente da Fuam, Ronaldo Amazonas a adesão dos profissionais a esta mudança foi muito positiva.

“Temos o apoio de múltiplas equipes que estão tornando este momento realidade, desde as diretorias, equipe de TI, profissionais médicos e de outras categorias, pessoal do nosso arquivo e de manutenção, além de nossos estagiários, que têm sido uma força de trabalho muito importante, auxiliando desde o acolhimento de pacientes até suporte ao uso do sistema. Tudo sob a supervisão de uma equipe que tem se mostrado motivada em prol deste grande projeto, que é um marco para a Fundação, um benefício gigantesco para nossos usuários”, finaliza Ronaldo Amazonas.